Impact maken met mijn eerste process mining project

Van studie naar consultancy

Tijdens zijn studie ontdekte Jason dat hij veel leuk vond binnen IT, maar data sprong er voor hem uit. “Toen ik begon, bestond ChatGPT nog niet voor het publiek. Het vakgebied was nog niet zo ontploft als nu. Ik heb dus echt mee kunnen ontwikkelen tijdens mijn studie. Dat was ontzettend waardevol.”

Het idee om consultant te worden ontstond na een gastcollege. “Een spreker vertelde over consultancy. Dat bleef hangen, vooral omdat mijn opleiding projectgericht is.Je leert veel praktische dingen, en ik vind het leuk om opdrachten te doen. Consultancy geeft je een kijkje in de keuken bij verschillende bedrijven.”

Eerste project: process mining

Bij zijn opdrachtgever - een landelijke klachtencommissie in het onderwijs - behandelen ze onderwijsgeschillen, vaak van ouders of verzorgers die niet tot een oplossing komen met de school. “Mijn rol was om te kijken of de processen liepen zoals zij zeggen dat ze lopen. Kloppen de doorlooptijden? Zijn er afwijkende stappen?”

Omdat het een kleine organisatie is zonder veel IT-kennis in huis, moest Jason zelf achterhalen hoe hij aan de juiste data kon komen. “Ik had veel mailcontact en ging ook langs om stukjes informatie op te halen. Zo hebben we de procesplaat steeds verbeterd.”

Discussies en inzichten

De eerste analyses leverden herkenning op, maar ook discussie. “Op de website stond bijvoorbeeld dat zaken binnen een bepaalde tijd behandeld worden, maar de data liet langere doorlooptijden zien. Dat zorgde voor veel gesprekken. Je moet sterk in je schoenen staan en openstaan voor hun kant van het verhaal.”

Uiteindelijk bleek dat de processen grotendeels klopten. “Dat kan ook waardevol zijn. Dan weet je: het zit niet in het proces, maar waarschijnlijk in de communicatie naar buiten.”

Leren in de praktijk

Vooraf wist Jason niet veel van process mining. “Gelukkig kreeg ik goede begeleiding van expert Niels Schmitz. Elke ochtend hadden we een stand-up van tien minuten om te kijken waar ik stond en waar ik tegenaan liep. Daarbij had ik een projectbegeleider en ben ik veel tutorials gaan kijken. Door veel te proberen binnen de intuïtieve tool van EIFFEL en enig ervaring met Power BI en data, kon ik snel effectieve dashboards maken.”

Samenwerken binnen een groot netwerk

Ook de samenwerking met collega’s en de klant beviel goed. “Vanuit EIFFEL was het fijn dat er een collega was voor de projectkant, zodat ik me op de techniek kon focussen.” Daarnaast is er binnen EIFFEL een process mining-werkgroep. “Elke vrijdag hebben we een halfuurtje waarin we delen waar we mee bezig zijn. Dat is uniek, want zo leer je snel van elkaar.”

Persoonlijke groei

Het meeste is Jason bijgebleven van momenten waarop iemand zijn analyse in twijfel trok. “Dan denk je: wacht even, dat wil ik oplossen. Ik heb geleerd dat fouten maken niet erg is, zolang je het erkent en verbetert. De collega's bij de opdrachtgever zijn de domeinexperts, dus hun input is net zo belangrijk.” 

Daarnaast groeide hij snel in vakinhoudelijke kennis. “Bij process mining stond ik op nul, maar ik heb me in sneltreinvaart ontwikkeld. Ook in communiceren met de klant en snel schakelen ben ik gegroeid. Dat is vooral dankzij de ondersteuning vanuit EIFFEL.”