Goede projecten beginnen met goede relaties

Voor Pieter van der Knaap werd dat inzicht steeds duidelijker naarmate hij langer werkte aan grote infrastructuurprojecten. Tegenwoordig stuurt hij teams aan binnen langdurige opdrachten voor Rijkswaterstaat, waar tientallen mensen samenwerken aan projecten die soms jarenlang lopen. Juist daar ontdekte hij wat uiteindelijk het verschil maakt. Niet de systemen. Niet de processen. Maar de mensen erachter.

Van techniek naar samenwerking

De carrière van Pieter begon in de civiele techniek. Via ingenieursbureaus en grote projecten ontwikkelde hij zich richting projectmanagement, teammanagement en uiteindelijk portfoliomanagement. Die technische basis helpt hem nog steeds iedere dag. Maar de lessen die hem het meest zijn bijgebleven, zitten niet in de techniek.

Bij grote projecten zijn veel verschillende partijen betrokken. Projectmanager, technisch managers, omgevingsmanagers, adviseurs, specialisten en opdrachtgevers. Iedereen kijkt vanuit een andere invalshoek naar hetzelfde project. Juist dan ontstaat de uitdaging. "Je kunt het beste advies of de slimste analyse hebben, maar als niemand er iets mee doet, verandert er nog steeds niets."

Dat inzicht veranderde zijn kijk op het vak. Projectbeheersing gaat voor hem niet alleen om informatie verzamelen of rapporteren. Het gaat om mensen helpen de juiste besluiten te nemen.

Risicodossiers, planningen en andere producten zijn daarbij geen doel op zich. De informatie die erin samenkomt, maakt zichtbaar welke mogelijkheden er zijn en wat de gevolgen van verschillende keuzes kunnen zijn. Zo stelt projectbeheersing de opdrachtgever in staat om gericht te handelen en het project waar nodig bij te sturen.

Waarom relaties net zo belangrijk zijn als resultaten

Bij langdurige opdrachten bouw je niet alleen aan projecten. Je bouwt ook aan relaties.

Volgens Pieter zit daar misschien wel 80 procent van het werk. Mensen moeten bereid zijn tijd voor je vrij te maken, informatie met je te delen en open het gesprek aan te gaan. Dat gebeurt niet automatisch omdat je een functie hebt of een rapport oplevert. Dat ontstaat doordat je elkaar leert kennen en vertrouwen opbouwt.

Daarom zijn informele momenten minstens zo belangrijk als formele overleggen.

Een gesprek bij de koffieautomaat, een wandeling en een teamuitje. Juist daar ontstaat vaak de vertrouwensband die later nodig is om lastige gesprekken te voeren of moeilijke beslissingen te nemen.

Ruimte om te experimenteren

Wat Pieter daarnaast aanspreekt, is de ruimte om nieuwe dingen te proberen. Hoewel processen binnen grote organisaties vaak strak georganiseerd zijn, ziet hij dat geen enkele groep mensen hetzelfde werkt. Wat in het ene project succesvol is, werkt niet automatisch in een ander project. Daarom blijft experimenteren belangrijk.

Juist langdurige projecten bieden de mogelijkheid om ideeën te testen, verbeteringen door te voeren en te ontdekken wat werkt. Soms slaagt dat. Soms niet. Maar juist die vrijheid zorgt ervoor dat projecten én mensen zich blijven ontwikkelen en het werk leuk blijft.

Volgens Pieter ontstaat de mooiste samenwerking wanneer er aan beide kanten vertrouwen is om dingen slimmer aan te pakken.

"Dan wordt het voor iedereen leuker. Voor ons, maar ook voor de opdrachtgever."

Jong talent laten groeien

Een ander onderwerp waar Pieter veel energie van krijgt, is de ontwikkeling van collega's. Binnen zijn teams werken ervaren professionals samen met jonge talenten. Die combinatie blijkt vaak verrassend sterk. De ervaren collega's brengen kennis en overzicht mee. Jongere collega's brengen energie, nieuwsgierigheid en een frisse blik.

Zelf ziet hij het als zijn taak om die ontwikkeling mogelijk te maken. Niet door alles over te nemen, maar juist door mensen stap voor stap meer verantwoordelijkheid te geven. Pas wanneer teams zelfstandig draaien, ontstaat er ruimte voor echte groei.

De projecten waar hij het meest trots op is, zijn dan ook niet per se de grootte projecten. Het zijn de projecten waarin mensen zichzelf hebben ontwikkeld. Zoals collega's die begonnen als adviseur en uiteindelijk doorgroeiden naar een positie waarin ze volledig zelfstandig (delen van) mijn rol overnemen. Waardoor ik weer tijd krijg voor andere dingen.

Blijven praten

Als Pieter één les zou moeten meegeven aan professionals binnen projectbeheersing, dan is het verrassend genoeg geen methodiek of model. “Blijf praten. Niet alleen zenden, maar vooral luisteren. Laat problemen niet sudderen. Signalen vroeg oppakken. Contact houden met mensen. Want vrijwel iedere uitdaging om een project bij te kunnen sturen binnen complexe projecten begint bij een persoon. En om die te bereiken en in actie te krijgen te is een goede band nodig en goede communicatie.